Ein Backoffice wickelt sämtliche Tätigkeiten eines Unternehmens ab, die der Dokumentation, dem Berichtswesen oder der Verwaltung und nicht dem eigentlichen Geschäftszweck und Kerngeschäft dienen. Dies ist zum Beispiel das Veranlassen von Zahlungen oder die Erledigung der gesamten buchhalterisch notwendigen Arbeiten.
Das Backoffice in der Immobilien Branche
In der Immobilienbranche ist das Backoffice zuständig für die Ausfertigung und Dokumentation von Verträgen, der Veranlassung von Zahlungen, das Mahnwesen und Controlling sowie alle buchhalterischen Tätigkeiten wie auch der Abwicklung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen. Da sich dieses Tätigkeitsfeld stark von den sonstigen Tätigkeiten eines Immobilien Maklers abgrenzt, werden oftmals externe Backoffice-Dienstleister wie Immobilien+ für Immobilienmakler mit der Erledigung dieser Aufgaben betreut.
Ein Backoffice ist die Schaltstelle eines Maklerbüros. In einem Backoffice laufen die Fäden der Abteilungen Vertrieb und Außendienst zusammen. Dabei müssen die Prozesse zwischen dem Backoffice und dem Außendienst optimal aufeinander angestimmt werden. Da das Backoffice die zentrale Anlaufstelle für die Kunden ist, übernimmt es oftmals auch wertvolle Arbeiten des Verkaufsprozesses und verbessert dadurch die Effizienz und Effektivität des Vertriebs. Ein geschickt operierendes Backoffice kann auch selber zu mehr Umsatz beitragen.
Voraussetzung ist jedoch, dass auch die Backoffice Mitarbeiter gezielt auf den Verkauf als ergänzende Leistung vorbereitet werden. Denn letztendlich ist das Backoffice eine Stelle mit viel Kundenkontakt und ist daher verantwortlich für eine gute Kundenbindung, die Kundenaktivierung und –coaching.
Notwendige Qualifikationen der Backoffice Mitarbeiter
Da das Aufgabengebiet eines Mitarbeiters im Backoffice sehr vielfältig ist, ist es oftmals schwierig, hier einen geeigneten Mitarbeiter zu finden. Denn dieser sollte, neben einer kaufmännischen Ausbildung auch noch über Kenntnisse im Immobilienbereich verfügen und die komplette Buchhaltung und das Vertragswesen erledigen können. Nur so kann er selber aktiv am Verkaufsgeschehen teilnehmen und durch den Kontakt mit potenziellen Kunden diese pflegen.
Aus diesem Grunde beauftragen inzwischen viele Immobilien Makler Dienstleister mit den Aufgaben eines Backoffices, um so mehr Zeit für den Vertrieb zu finden. Dadurch spart er sich die Anschaffung von teurer Software und muss nicht für einen Ersatz in Urlaubs- und Krankheitszeiten sorgen. Externe Dienstleister sind zudem zumeist besser geschult als eigene Mitarbeiter und arbeiten dabei oftmals noch kostengünstiger.
