Grundsätzlich darf jeder Selbständige beruflich bedingte Reisekosten und Spesen dem Finanzamt gegenüber geltend machen und dasselbe gilt für Angestellte, welche Geschäftreisen unternehmen, um den Unternehmenserfolg zu sichern. Sie rechnen gegenüber dem Arbeitgeber ab. Unterschieden wird zwischen Reisekosten, welche Fahrt- und Flugkosten, sowie Übernachtungen enthalten und den Spesen wie umgangssprachlich der Verpflegungskostenmehraufwand bezeichnet wird.
Höhe der Verpflegungskostenpauschale – des Verpflegungsmehraufwand
Der Verpflegungskostenmehraufwand wird bei beruflich notwendigen Reisen gewährt mit der Begründung, dass man sich in diesem Fall eben nicht günstig zu Hause am heimischen Herd verpflegen kann. Reisespesen sind nicht zu verwechseln mit Bewirtungskosten oder den Kosten für Arbeitsessen. Diese können allerdings ebenfalls steuerlich geltend gemacht werden.
In ihrer Höhe sind die Pauschalbeträge für den Verpflegungsmehraufwand also den Spesen nach der Dauer der Abwesenheit vom Arbeitsort gestaffelt. Dabei ist es übrigens vollkommen egal, ob es sich um eine Dienstreise, eine Fahrtätigkeit oder Einsatzwechseltätigkeit handelt und es kommt überhaupt nicht darauf an, ob tatsächliche Verpflegungskosten entstehen.
- Bei einer beruflich notwendigen Reise und damit Abwesenheit vom regulären Arbeitsort beträgt der Spesensatz bei einer Zeitspanne von 8-14 Stunden 6 €,
- 14-24 Stunden 12 €
- und 24 Stunden 24 € im Inland.
- Ist das Frühstück in der Übernachtung inbegriffen, werden 4,50 € pauschal dafür abgezogen.
Im übrigen liegt seit dem letzten Jahr ein Gesetzesentwurf vor, dass die niedrigste Stufe beim Verpflegungskostenmehraufwand wegfallen soll. Bei einer Abwesenheit von 8-24 Stunden bereits eine Pauschale von 12 € gewährt wird, bei vollen 24 Stunden bleibt es bei 24 €. Ändern soll sich dies ab 2014.
Job bedingte Auslandreisen und Spesen
Im Ausland sieht es dagegen schon wieder ganz anders aus. Für jedes Land sind unterschiedlich hohe Pauschalbeiträge festgelegt, welche sich zum 01.01.2013 zum Teil geändert haben. Eine aktuelle Tabelle findet man auf der Homepage des Bundesministerium für Finanzen.
Bei Reisen nach London gibt es seit 1. Januar 2013 etwas weniger, dafür sind die Pauschalen bei Reisen nach Frankreich und in die Schweiz etwas angehoben worden. Und auch sonst liegen die Pauschalbeträge weit auseinander. Während man in Angola bei der höchsten Staffelung, also volle 24 Stunden 77 € erhält, sind es in der Slowakei nur 24 € zum Beispiel.
Die Spesenabrechnung mit Excel oder einer anderen Vorlage erstellen
Viele Unternehmen stellen ihren Angestellten zur Reisekosten- und Spesenabrechnung entweder eine Exceltabelle zur Verfügung, wie zum Beispiel die bei Chip.de oder verwenden Programme dazu wie das von HR Works. Diese Tabellen und Programme sind auch für Selbständige nutzbar, um ihren Verpflegungsmehraufwand gegenüber dem Finanzamt geltend zu machen.
